Emploi du temps importé, fiches posées automatiquement : ce que change la planification en cascade

Dans la plupart des écoles, le planning vit dans un tableur, le programme dans un autre document, et le lien entre les deux dans la tête d'une personne. Tant que rien ne bouge, ça tient. Le problème, c'est que quelque chose bouge toutes les semaines.

Le planning n'est pas le programme

Le planning dit quand la classe a cours et sur quel bloc. Le programme dit quelles fiches composent ce bloc, dans quel ordre, avec quelle durée. Séparer les deux est la clé : l'emploi du temps s'importe tel quel depuis le tableur de l'école ; les fiches se posent ensuite automatiquement sur les créneaux, dans l'ordre du programme, en respectant la durée de chaque créneau.

Une fiche plus longue qu'un créneau se poursuit sur le suivant. Une journée d'accueil garde la priorité sur les autres blocs. Un créneau à distance sans fiche restante devient une séance de révision de la dernière fiche vue.

Trois situations ordinaires

Le formateur est absent. La séance est déplacée ou annulée depuis le calendrier. Les fiches prévues glissent sur les séances suivantes du même bloc. L'étudiant et le formateur voient le changement sur leur planning sans être prévenus séparément.

La semaine est décalée. Même mécanisme, à l'échelle de la semaine : les séances se déplacent, les fiches suivent, l'ordre du programme est conservé.

Le programme n'a pas été bouclé en salle. Le formateur le signale à la fin de la séance : la partie restante bascule en travail à distance pour la classe, et la suite du planning se réajuste. Rien n'est perdu, rien n'est refait.

Voir avant d'appliquer

Une replanification qui change trente séances mérite un aperçu. L'administration voit l'effet d'un changement avant de le valider, séance par séance, puis applique. Les séances déjà faites, celles qui ont des présences enregistrées, ne bougent pas.

Une classe en 2e année

Cas fréquent : une classe entre en 2e année et a déjà traité une partie du programme. Les fiches concernées sont déclarées « acquises » pour la classe ; le planning reprend à la suivante, sans les faire apparaître en retard ni faire baisser un pourcentage.

Ce que ça change pour le directeur

Le planning cesse d'être un document à maintenir pour devenir une donnée qui se maintient. Le temps gagné n'est pas dans la saisie initiale — elle est équivalente — mais dans les cinquante modifications de l'année qui ne sont plus des ressaisies.